Une copie datée de la page officielle et de la FAQ du jour de chaque paiement, les confirmations de paiement, la correspondance de vérification et une note écrite précisant quelle catégorie d'immigrant est utilisée. Si les conditions changent ultérieurement, ce dossier montre sur quoi elle s'est basée.
Documentez les termes car ils sont hébergés sur une page Web
Contrairement à un règlement, qui est publié dans le Federal Register avec une date d'entrée en vigueur, le cadre de la Gold Card est présenté sur un site officiel et une FAQ qui peuvent être modifiés sans préavis. Un candidat qui paie des frais de traitement un mois et à qui l'on demande de faire un don au gouvernement des États-Unis un autre mois devrait pouvoir montrer exactement ce que la page indiquait à chaque moment. La discipline la plus simple consiste à sauvegarder une copie datée et complète de la page et de la FAQ le jour de chaque décision ou paiement, imprimer les confirmations de paiement, et conserver les avis de vérification ainsi que toute correspondance avec le programme dans un seul dossier.
Ajouter un court mémorandum enregistrant la catégorie qui sera prise en charge, la position au bulletin des visas à cette date, et les montants par personne calculés pour le foyer. Il ne s'agit pas de soupçonner le programme ; c'est le soin ordinaire que toute personne appliquerait à un paiement non remboursable à sept chiffres effectué selon des conditions publiées en dehors d'une loi.