Documents qu'elle a produits ou dont ils dépendent d'elle : le protocole écrit avec l'historique des révisions, les rapports sur le cycle des cultures qu'elle a rédigés, les supports et programmes de formation, la correspondance interne sollicitant son diagnostic et un organigramme montrant combien peu de personnes occupent le même poste.
Que la traçabilité documentaire montre qui a construit le processus
Les fichiers L-1B les plus solides sont constitués de documents qui existaient déjà avant que quiconque ne pense à l'immigration. Commencez par le protocole lui-même, idéalement avec les dates de version et le nom du producteur sur les révisions, ainsi qu'une brève explication en langage simple de ce qui le rend propre à l'entreprise. Ajoutez les rapports de production saisonniers qui documentent les résultats et les ajustements qu'elle a apportés, le programme de formation qu'elle utilise pour les nouveaux employés et le temps qu'il leur faut pour devenir indépendants, ainsi que tous les messages dans lesquels la filiale américaine ou d'autres sites ont demandé son aide. Un organigramme et une liste des collaborateurs par rôle montrent la concentration des connaissances. Les relevés d'emploi établissent l'année continue à l'étranger. Une lettre du président de l'entreprise expliquant la relation d'affiliation, la mission, le superviseur et la raison pour laquelle le site américain ne peut pas simplement embaucher un producteur relie les expositions ensemble. Des traductions sont requises pour tout document en langue française, et chacun doit être certifié complet et exact.
Exemple hypothetique : une entreprise qui fabrique de l'équipement automatisé d'échantillonnage des grains souhaite envoyer le technicien qui a configuré sa bibliothèque d'étalonnage interne. Le premier examen devrait produire une liste de pièces à conviction : versions datées de la bibliothèque, contrôles d'accès, dossiers de formation, rapports de service montrant comment le technicien a appliqué les paramètres et un plan d'affectation reliant ces paramètres au travail aux États-Unis. Une lettre indiquant que le technicien est indispensable ne peut pas remplacer ces enregistrements. Si un site client est impliqué, le contrat doit démontrer que l'affilié conserve le contrôle du travail du technicien. Recueillir les documents sources avant la rédaction ; recréer un manuel après le début du plan de transfert soulève des questions quant à savoir si les connaissances ont été véritablement établies.