Le dossier de clôture : l'accord d'achat signé, le registre des actions ou le registre des membres montrant la société canadienne en tant que propriétaire, les documents de constitution et d'enregistrement de l'entité américaine, ainsi que des preuves que les deux entreprises exercent effectivement leurs activités.
Prouver la propriété et le contrôle à la date du dépôt
L'arbitre doit constater que les deux entités sont liées de l'une des manières reconnues et que ce lien existait au moment du dépôt de la pétition. Pour l'achat d'une concession américaine existante, cela implique l'accord d'achat d'actions ou de parts signé et clôturé, le registre de propriété mis à jour, un schéma montrant le pourcentage détenu par la société mère canadienne, ainsi que l'enregistrement de l'entité américaine auprès de l'État et son identification fiscale. Lorsque l'achat a été effectué via une société holding, incluez le niveau supérieur afin que la chaîne reliant la société opérationnelle canadienne au site américain reste intacte.
La preuve d'activité commerciale doit être actuelle pour les deux parties : états financiers récents, factures de vente, relevés de paie et un bail ou un acte de propriété pour chaque établissement. Une lettre d'intention, un term sheet ou un reçu de dépôt ne peuvent pas se substituer à la clôture ; si l'accord n'a pas été finalisé, la relation n'existe pas encore et la pétition doit attendre. Conservez l'historique professionnel du gestionnaire dans une annexe distincte afin que les deux questions ne soient pas confondues.